7步战略采购流程：提升采购效率与效果
采购部门曾被视为企业的成本中心，仅作为执行业务必需交易的职能存在。但近年来，重点已转向采购如何为企业创造附加价值，这就催生了“战略采购”的理念。
什么是战略采购？
战略采购是一种系统而有条理的采购方法，要求对组织的采购活动进行持续的评估与优化。该方法论致力于确保组织以最高效率和最低成本获取所需商品和服务，同时兼顾质量、供应商表现及总体拥有成本等多重因素。
传统采购侧重于短期操作和单笔交易成本的降低，战略采购则更注重与优选供应商建立稳固的伙伴关系，并确保采购策略与企业的整体业务目标相协调。
通过系统地分析支出模式、评估市场状况和培养强大的供应商关系，战略采购使企业能够优化供应链、降低成本同时提高产品质量和效率。
7 步战略采购流程
为了简化并优化采购到合同管理这个过程，可以参照7步战略采购流程：
步骤 1：确定战略采购机会
开始前先根据商品或服务的类别（如IT设备、办公用品或制造材料）对采购活动进行分类。随后，对每个类别的支出进行详细分析，包括总支出、采购频率、平均交易规模以及支出模式（例如季节性波动）。
这一步目的是量化采购的商品和服务的数量与总支出，这对于评估与供应商的议价能力和成本节约潜力很重要。同时，还需评估驱动这些采购的业务需求，以便团队理解采购模式的动因。
步骤 2：筛选潜在供应商
从多种来源，如现有供应商、在线数据库、行业报告、业务合作伙伴推荐等，收集提供所需产品或服务的供应商清单，并详细评估。
评估因素包括财务稳定性、市场声誉、商品或服务质量、定价结构及按时交货能力，综合筛选出最适合满足企业特定需求和标准的供应商。
步骤 3：制定采购策略及评估供应商
基于前两步收集的信息，采购人员将制定初步采购策略。
策略内容包括确定流程步骤、时间表和格式（如RFI、RFP、RFQ、竞价），起草相关文件，并制定批量策略。
此外，采购团队需考虑组织和业务要求。企业可能要求供应商提供样品、安排现场访问或面对面会议，评估供应商为业务关系带来的价值及其建立长期合作伙伴关系的潜力。
步骤 4：发布RFx文件并分析供应商提案
在此阶段，工作重点转向发布RFx、与供应商沟通及流程管理。采购团队需在此过程中使用、报告并理解供应商的反馈和提交内容，根据这些信息调整采购策略。
经过对供应商提案的评估，入围的供应商将进入最终谈判阶段。企业将全面审查提案，并根据定价、商品或服务质量、规格符合度等参数进行评估。
步骤 5：谈判及供应商选择
谈判阶段通常从广泛分析业务各因素和要求开始。
谈判目的不仅在于获得最低价格，还应关注商品/服务的所有关键方面，如质量保证、交货时间或紧急情况的处理灵活性。企业可与多家供应商谈判，从而获得最佳报价。在此阶段，重点是清晰的沟通和战略思维。
此阶段的目标是选择最符合公司标准的供应商，确保所选供应商符合更广泛的业务目标和战略。最终目标是确定一份能为公司整体效率、盈利能力、风险状况和战略目标做出积极贡献的供应商名单，为成功的长期供应商关系奠定基础。
步骤 6：合同谈判与执行
这个阶段标志着从供应商选择到建立正式业务关系的过渡，通常包括与选定供应商起草、谈判和确定合同。法律团队将参与确保合同符合法律法规并维护公司利益，促进与供应商建立牢固合作关系。合同签署后，双方关系正式确立。
步骤 7：合同和供应商监控及持续改进
监控和持续改进包括定期评估供应商在绩效、质量、交付、成本和服务方面履行合同义务的情况。
使用关键绩效指标(KPI)和指标客观衡量和跟踪供应商绩效。积极寻找优化采购策略的机会，如重新谈判合同、探索新供应商或与现有供应商合作提高效率和效益。定期反馈、保持与供应商的开放沟通，当问题出现时则采用纠正措施和其他协作流程来确保对合同的遵守。
战略采购管理软件增强采购流程
战略采购管理软件，如8Manage SRM解决方案，通过自动化和简化关键活动显著提升采购流程的效率。8Manage SRM采购管理软件的一些业务优势包括：
- 自动化采购流程：系统自动化执行多项任务，如创建采购请求、发送招标书（RFP）和管理合同，减少手动操作，提升效率。
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- 促进跨部门合作：8Manage SRM为采购与财务、运营等部门提供协作平台，优化沟通，降低错误率，确保目标一致性。
- 提高采购透明度：系统提供从采购请求到付款的全程可视性，帮助企业监控支出，发现成本节约和流程改进机会，确保政策遵循。
- 优化供应商管理：8Manage SRM助力企业在供应商选择、绩效评估和合同管理等方面进行有效管理，确保与优质供应商合作，获得优惠价格，降低风险。
8Manage SRM采购管理软件将战略采购作为核心组成部分，利用出色的数据管理和分析工具，使团队能端到端处理从采购到付款的所有事务，识别成本节约机会、评估供应商绩效，从而做出更明智的决策。详细方案可联系我们申请免费试用。